# Documentos para comprovar transações

Este guia apresenta boas práticas para reunir e manter um conjunto completo de documentos que comprovem de forma clara a natureza comercial e o propósito de uma transação. Ao seguir essas diretrizes e fornecer a documentação de suporte necessária, os clientes da Conduit garantem que suas transações sejam processadas de maneira ágil e sem atrasos.

### **Informações obrigatórias que o cliente deve fornecer para comprovar o propósito do pagamento:**

**Fatura, Contrato ou Pedido de Compra**  
Cada transação deve ser respaldada por um dos seguintes documentos:

- Fatura (Invoice)
- Contrato / Acordo (Agreement / Contract)
- Pedido de Compra (Purchase Order)

### Esses documentos devem conter:

- **Descrição dos Produtos/Serviços:** Explicitar o que está sendo comercializado, com itens, quantidades e preços.
- **Partes Envolvidas:** Razão social completa, endereços e contatos (incluindo nome da pessoa de contato, e-mail corporativo, telefone e site).
- **Termos de Pagamento:** Valores definidos, datas de vencimento e formas de pagamento aceitas.
- **Assinaturas:** Contratos e acordos devem estar assinados por representantes autorizados de ambas as partes.
- **Justificativa Comercial:** Se o propósito da transação não for evidente, é necessário incluir uma declaração escrita explicando o motivo comercial, assinada por um representante autorizado.

### **Requisitos para Faturas (Invoices)**

Cada fatura deve conter as seguintes informações:

#### **Informações do Vendedor:**
- Papel timbrado com os dados da empresa
- Nome legal completo
- Endereço físico
- Dados de contato (site, e-mail, telefone)
- Dados bancários (nome do banco, localização, código SWIFT/número de roteamento, número da conta e titular)

Para pagamentos em criptomoeda: endereço da carteira digital (se aplicável)

#### **Informações do Comprador:**
- Nome legal completo
- Endereço físico
- Dados de contato (site, e-mail, telefone)

#### **Detalhes da Fatura:**
- Número único da fatura
- Data de emissão
- Condições de pagamento (ex: à vista, 30 dias, pagamento antecipado)

#### **Descrição Detalhada dos Produtos/Serviços:**
- Lista detalhada de produtos ou serviços
- Quantidades e preços unitários
- Impostos e valor total

#### **Para transações com bens físicos:**
- Peso e dimensões
- Códigos do Sistema Harmonizado (HS)
- Termos comerciais internacionais (Incoterms)
- País de origem (onde os produtos foram fabricados ou os serviços prestados)
- Declarações ou certificações (ex: conformidade com controle de exportação)

### **Regulamentações específicas por país**
- **México:** As faturas eletrônicas devem conter assinatura digital e código QR com link para o SAT.
- **Colômbia:** Requer assinatura digital e QR code para validação tributária.
- **Outras regiões:** Alguns países (Gana, Nigéria, África do Sul, Argentina, Brasil, Chile) exigem carimbos físicos ou assinaturas; outros já adotaram a fatura eletrônica.

#### Exemplos de faturas:

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## Tipo de transações

#### **Pagamentos a Fornecedores (Contas a Pagar – A/P):**
As faturas devem seguir todos os requisitos listados acima. Garanta que as informações estejam completas para evitar atrasos no processamento e garantir a legitimidade da transação.

#### **Recebimento de Pagamentos (Contas a Receber – A/R):**
Clientes que receberem valores de terceiros devem apresentar faturas que justifiquem a transação.

**Documentação exigida:**
- Faturas emitidas pelo cliente Conduit ou pelo cliente final.
- Mesmos detalhes exigidos para contas a pagar (A/P), garantindo consistência.
- Documentos adicionais para transações com bens, como comprovantes de envio ou entrega.

### **Documentação Suplementar**
Para verificar a transação, a Conduit pode solicitar:
- Comprovantes de transferência bancária ou recibos de pagamento
- Pedidos de compra assinados
- Comprovantes de entrega (rastreamento ou confirmação assinada)
- Demonstrativos de saldo pendente (para pagamentos antecipados ou parciais)
- Contratos de serviços recorrentes (ex: assinaturas)

### **Transferências Internas (Gestão de Tesouraria – T/M):**
Para movimentações entre contas da mesma empresa, é necessário comprovar a titularidade e o propósito da transferência.

**Documentação exigida:**
- Extratos bancários recentes (últimos 3 meses) comprovando titularidade
- Capturas de tela de carteiras digitais mostrando o titular
- Relatórios financeiros internos documentando as transferências
- Contratos de câmbio ou acordos entre entidades relacionadas
- Comprovante de titularidade da carteira digital para stablecoins

### **Envio ou Entrega de Bens Físicos**
Quando há movimentação de bens, é necessário comprovar o envio ou a entrega.

**Documentação exigida:**
- Conhecimento de embarque, notas de entrega ou faturas de frete com detalhes do envio
- Comprovantes de entrega (rastreamento ou recibos assinados)

### **Conformidade com Importação/Exportação**
- Documentos que provem o registro da empresa e licenças para operar com importação/exportação
- Comprovantes de atividade comercial (declarações fiscais, certificados de operação)
- Relatórios de due diligence de fornecedores, comprovando legitimidade da contraparte

### **Documentos Adicionais**
**Correspondências:**
E-mails ou comunicações escritas que demonstrem negociações comerciais ou acordos.

**Outros documentos de suporte:**
Notas fiscais e recibos relacionados à transação

Relatórios comerciais ou propostas explicando a transação ou o relacionamento entre as partes

## Práticas recomendadas para um processamento de pagamentos sem problemas
Para garantir transações oportunas e contínuas, os clientes da Conduit devem:
- Carregar **documentos claros e legíveis** em formato PDF ou imagens de alta qualidade.
- Forneça **toda a documentação de apoio necessária** antecipadamente para evitar atrasos.
- Verificar **precisão da fatura**, garantindo consistência nos detalhes do pagamento.

Manter **registros organizados de todas as transações financeiras** para conformidade e auditorias.

## Frequently asked questions

### Convidei um membro da equipe e ele não consegue fazer login. O que eles deveriam fazer?
Se um usuário que você convidou estiver tendo problemas para fazer login depois de criar sua conta e ver uma mensagem como “Crie sua organização”, ele **deve retornar ao e-mail de convite** e faça login usando o link fornecido.

### Que tipo de documentação de apoio eu preciso para enviar um pagamento?
Para processar um pagamento, talvez seja necessário fornecer um dos seguintes:
- **Fatura**
- **Acordo/Contrato**
- **Pedido de compra**
Cada documento deve incluir: **Descrição dos bens/serviços** — Descreva claramente os itens, quantidades e preços.

**Partes envolvidas** — Nomes, endereços e detalhes de contato do comprador e do vendedor.

**Condições de pagamento** — Valores de pagamento, datas de vencimento e métodos aceitos.

**Assinaturas** — Necessário para acordos/contratos para formalizar a transação.

**Justificativa de negócios** — Se o objetivo não for claro, uma declaração assinada explicando a transação pode ser necessária.

### Você pode reverter ou cancelar um pagamento?
Depois que um pagamento é concluído, ele só pode ser recuperado. No entanto, um recall pode levar até 7 dias úteis e só deve ser solicitado em casos urgentes.

### Posso receber o comprovante de pagamento?
Sim Para cada saída, a equipe de operações pode fornecer rastreamento IMAD/OMAD mediante solicitação.